Almacenamiento de archivos: ¿cómo conservar sus documentos?

¿Por qué conservar sus archivos en papel?

Archivar no es sólo almacenar documentos. Se trata de clasificarlos para poder guardar cada documento y acceder a él rápidamente en caso de :

• -Consultas periódicas u ocasionales
• -Verificación por parte de las autoridades;
• -Procedimientos judiciales.

Por tanto, es fundamental que una empresa disponga de un archivo interno o externo.

¿Cuáles son los distintos tipos de archivo?

En general, existen 3 tipos de archivos en papel:

• -Archivos actuales o vivos: son documentos que se consultan con frecuencia, por lo que deben ser fácilmente accesibles.
• -Archivos semivivos: son documentos que se consultan con menos frecuencia, pero que se conservan como referencia o prueba, como las facturas. Deben permanecer accesibles cuando se necesiten.
• -Archivos muertos o históricos, o "archivos definitivos": son documentos que ya no se utilizan, pero que se conservan por su valor intrínseco y para la memoria de una empresa.

¿Cuáles son los plazos legales de conservación de documentos?

Los plazos legales de conservación para cada tipo de documento son los siguientes:

• -Documentos comerciales: de 2 a 5 años
• -Documentos contables: 10 años a partir del cierre del ejercicio,
• -Documentos fiscales: 6 años

Estas son algunas normas que debes seguir si quieres conservar tus archivos físicos durante mucho tiempo:

• -Asegúrate de que el lugar de almacenamiento cumple las normas de seguridad contra incendios;
• -Mantener una temperatura de almacenamiento de 18°C;
• -Asegúrate de que la sala está bien ventilada;
• -Para evitar el riesgo de inundaciones, se recomienda que no haya tuberías que atraviesen el almacén.
• -Mantener los documentos protegidos de la luz y la humedad;
• -Utilizar material de almacenamiento adecuado: armarios, contenedores, estanterías adaptadas a la naturaleza de los documentos almacenados (expedientes, carpetas, cajas de cartón, etc.) y mantenerlos en buen estado;
• -Dar preferencia a las estanterías metálicas y evitar las de madera;
• -Dejar un espacio de al menos 25 cm entre el techo y la parte superior de la estantería (o la parte superior de los objetos almacenados) para permitir una buena circulación del aire;

Cómo organizar el espacio físico de los archivos

Para organizar la gestión de sus archivos de la mejor manera posible, es esencial empezar por realizar una auditoría de evaluación con los empleados que utilizan los documentos. Esta auditoría le permitirá enumerar sus necesidades y elaborar un plan de archivo a medida. En particular, habrá que evaluar la frecuencia de consulta de los distintos documentos y destruir los archivos que ya no sean necesarios.

La organización de los archivos consta de 4 etapas fundamentales:

1. Enumerar y clasificar los documentos;
2. Clasificar los documentos;
3. Almacenar los documentos y facilitar su consulta;
4. Destruir los documentos inútiles y archivar a largo plazo los documentos que representan la memoria de la empresa.